Events en groepsaanvragen via je website opvangen

Een aanvraag voor een verjaardag van twintig personen, een bedrijfsdiner of zelfs een bruiloft: dat zijn precies het soort boekingen waar je als zaak blij van wordt. Ze leveren veel op en vullen je rustige momenten. Maar juist die waardevolle aanvragen gaan vaak verloren in een wirwar van losse mailtjes en DM’s. In dit artikel lees je hoe je events en groepsaanvragen gestructureerd via je website opvangt, zodat geen enkele lead blijft liggen.

Waarom losse mailtjes je leads kosten

Komt een groepsaanvraag binnen via een appje, een DM op Instagram en een mailtje door elkaar, dan is de kans groot dat je iets mist. De ene aanvraag bevat geen datum, de andere geen aantal personen, en voor je het weet ben je drie keer heen en weer aan het mailen voordat je weet wat iemand eigenlijk wil. Dat kost tijd, en bij een drukke service schiet het er zomaar bij in.

Elke aanvraag die je te laat of helemaal niet beantwoordt, is een gemiste boeking. En juist groepen en events zijn de boekingen die het meest opleveren.

Een aanvraagformulier dat meteen de juiste vragen stelt

De oplossing is een aanvraagformulier op je eigen site dat in één keer de informatie uitvraagt die je nodig hebt: het soort gelegenheid, de datum, het aantal personen, eventuele wensen en de contactgegevens. Zo komt elke aanvraag compleet binnen en hoef je niet meer achter ontbrekende informatie aan.

Voor de gast is het ook prettiger. Hij weet meteen welke informatie je nodig hebt en krijgt het gevoel dat zijn aanvraag serieus en professioneel wordt opgepakt.

Koppelingen met event-tools

Werk je met gespecialiseerde tools voor je events, dan kun je die aan je site koppelen. Sitebite werkt samen met onder andere MICE Operations, gericht op zakelijke bijeenkomsten en groepen, en The Perfect Wedding voor bruiloften. Aanvragen die via je site binnenkomen, belanden zo direct in de tool waarmee je die specifieke boekingen verder afhandelt.

Zo houd je de aanvraag van het eerste contact tot het geboekte event op één plek, zonder dat er onderweg informatie verloren gaat.

Van aanvraag naar geboekt event

Door alles via je site te laten binnenkomen, ontstaat er een duidelijk proces. Je ziet in één overzicht welke aanvragen er liggen, je hebt per aanvraag meteen alle informatie, en je kunt snel reageren. Snel en compleet reageren is bij events vaak doorslaggevend: wie als eerste een goede offerte stuurt, wint de boeking. Hoe je losse reserveringen daarnaast soepel laat verlopen, lees je in Online reserveringen koppelen.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil met een gewone reservering?

Een gewone reservering is een tafel op een bepaald tijdstip. Een event of groepsaanvraag vraagt om maatwerk: een aantal personen, een gelegenheid, vaak een aangepast menu. Daarvoor is een aanvraagformulier handiger dan een standaard reserveerknop.

Kan ik zelf bepalen wat ik uitvraag?

Ja. Je stelt het formulier zo in dat het precies de informatie verzamelt die jij nodig hebt om een aanvraag goed te kunnen beoordelen.

Waar komen de aanvragen binnen?

De aanvragen komen overzichtelijk bij elkaar, en kunnen desgewenst worden doorgezet naar een gekoppelde event-tool zoals MICE Operations of The Perfect Wedding.

Laat geen enkele aanvraag liggen

Events en groepen horen bij je meest waardevolle boekingen. Door ze gestructureerd via je website op te vangen, zorg je dat elke aanvraag compleet binnenkomt en snel wordt opgepakt. Minder gedoe, minder gemiste kansen, en meer gevulde tafels op de momenten dat het telt.