E-Mail-Absender einrichten: SPF, DKIM und DMARC, damit deine Mails nicht im Spam landen

Verschickst du Reservierungsbestätigungen, Newsletter oder automatische Benachrichtigungen von deiner eigenen Domain, zum Beispiel info@deinrestaurant.de? Dann landet ein Teil davon möglicherweise im Spamordner deiner Gäste, wenn dein E-Mail-Absender nicht richtig eingerichtet ist. Mit drei DNS-Einträgen, SPF, DKIM und DMARC, zeigst du E-Mail-Anbietern wie Gmail und Outlook, dass deine Domain wirklich hinter dieser Mail steckt.

Warum deine Mails manchmal als Spam eingestuft werden

E-Mail-Anbieter prüfen heutzutage automatisch, ob eine versendende Domain vertrauenswürdig ist. Fehlt diese Verifizierung, markieren Gmail und Outlook deine Nachricht schneller als Spam oder blockieren sie sogar ganz. Das betrifft vor allem E-Mail-Marketing über Tools wie Mailchimp oder Brevo, sowie automatische Benachrichtigungen deiner Website, etwa bei einer neuen Anfrage über dein Kontaktformular oder einer Reservierungsbestätigung.

SPF, DKIM und DMARC kurz erklärt

• SPF (Sender Policy Framework): eine Liste in deinem DNS, welche Server im Namen deiner Domain Mails versenden dürfen. Steht ein versendender Dienst nicht auf dieser Liste, ist das ein Warnsignal für Spamfilter.
• DKIM (DomainKeys Identified Mail): eine digitale Signatur, die jeder ausgehenden Mail hinzugefügt wird, damit der Empfänger prüfen kann, dass die Nachricht unterwegs nicht verändert wurde.
• DMARC (Domain-based Message Authentication): die Regel, die festlegt, was passiert, wenn eine Mail die SPF- oder DKIM-Prüfung nicht besteht, und wohin Meldungen darüber gehen sollen.

Die drei arbeiten zusammen: SPF und DKIM beweisen, dass eine Mail echt und unverändert ist, DMARC bestimmt die Konsequenzen, wenn das nicht der Fall ist.

So richtest du es ein

1. Liste alle versendenden Dienste auf. Denk an dein Reservierungssystem, dein E-Mail-Marketing-Tool und deine Website-Formulare. Jeder Dienst, der im Namen deiner Domain mailt, muss in deinem SPF-Eintrag stehen.
2. Frage bei jedem Dienst den SPF-Include-Wert und die DKIM-Anleitung an. Jede Plattform (Mailchimp, Klaviyo, Brevo, dein Reservierungssystem) gibt dir eigene Werte zum Hinzufügen.
3. Lege einen einzigen SPF-Eintrag als TXT-Eintrag bei deinem Domain-Anbieter an, mit allen zugelassenen Absendern darin. Du kannst nur einen SPF-Eintrag pro Domain haben, kombiniere also alle Dienste in dieser einen Zeile.
4. Füge die DKIM-Einträge hinzu, die dir jeder Dienst gibt, meist als separate TXT-Einträge mit einem eigenen „Selector“ im Namen.
5. Lege danach einen DMARC-Eintrag an als TXT-Eintrag auf _dmarc.deinedomain.de. Starte vorsichtig mit einer Monitoring-Richtlinie (p=none), damit du erst siehst, was passiert, bevor du strenger einstellst.
6. Baue danach aus zu einer strengeren DMARC-Richtlinie (p=quarantine oder p=reject), sobald du sicher bist, dass alle legitimen Absender korrekt erfasst sind.

Testen, ob alles richtig steht

Schicke dir selbst eine Testmail und prüfe im originalen Nachrichtenheader auf „SPF: PASS“ und „DKIM: PASS“, oder nutze ein Online-Tool, das deine Einträge prüft. Warte nach dem Einrichten etwas: DNS-Änderungen sind nicht immer sofort aktiv, ähnlich wie beim Domainnamen registrieren oder übertragen oder beim Verbinden deiner eigenen Domain mit deiner Restaurant-Website.

Häufig gestellte Fragen

Muss ich das auch einrichten, wenn ich nur gelegentlich über meine Website maile?
Ja. Auch eine einzelne automatische Bestätigungsmail oder eine Benachrichtigung aus einem Kontaktformular profitiert von einem korrekt eingerichteten Absender: geringere Chance, dass Gäste deine Nachricht verpassen, weil sie im Spam landet.

Was, wenn ich mehrere Dienste gleichzeitig nutze, zum Beispiel E-Mail-Marketing und ein Reservierungssystem?
Trage sie alle in denselben SPF-Eintrag ein und füge für jeden Dienst einen eigenen DKIM-Eintrag hinzu. So bleiben alle Absender als vertrauenswürdig erkennbar, auch wenn du später ein neues Tool hinzufügst.

Kann ein falsch eingerichteter Eintrag meine Mail sogar blockieren?
Ja, deshalb startest du mit einer DMARC-Richtlinie im Monitoring-Modus (p=none), bevor du auf quarantine oder reject umschaltest. So siehst du erst, ob alles gut läuft, ohne Risiko auf blockierte Mail.

Arbeitest du gerade an deiner Absenderreputation? Sorg dann auch dafür, dass deine anderen Formulare gut eingerichtet sind: Spam in deinen Kontaktformularen verhindern hält deine Inbox sauber, neben einer sauberen Absenderreputation.

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