E-mailafzender instellen: SPF, DKIM en DMARC zodat je mails niet in spam belanden

Verstuur je reserveringsbevestigingen, nieuwsbrieven of automatische meldingen vanaf je eigen domein, bijvoorbeeld info@jouwrestaurant.nl? Dan is de kans groot dat een deel daarvan in de spamfolder van je gasten belandt, tenzij je e-mailafzender correct is ingesteld. Met drie DNS-records, SPF, DKIM en DMARC, vertel je e-mailproviders zoals Gmail en Outlook dat jouw domein echt achter die mail zit.

Waarom je mails soms als spam worden gezien

E-mailproviders checken tegenwoordig automatisch of een verzendend domein te vertrouwen is. Ontbreekt die verificatie, dan markeren Gmail en Outlook je bericht sneller als spam of weigeren ze het zelfs helemaal. Dit speelt vooral bij e-mailmarketing vanuit tools als Mailchimp of Brevo, en bij automatische meldingen die je site verstuurt, bijvoorbeeld bij een nieuwe inzending via je contactformulier of een reserveringsbevestiging.

SPF, DKIM en DMARC in het kort

• SPF (Sender Policy Framework): een lijst in je DNS van welke servers namens jouw domein mail mogen versturen. Staat een verzendende dienst niet op die lijst, dan is dat een signaal voor spamfilters.
• DKIM (DomainKeys Identified Mail): een digitale handtekening die aan elke uitgaande mail wordt toegevoegd, zodat de ontvanger kan controleren dat het bericht onderweg niet is aangepast.
• DMARC (Domain-based Message Authentication): de regel die vertelt wat er moet gebeuren als een mail de SPF- of DKIM-check niet doorstaat, en waar je meldingen daarover naartoe wilt sturen.

De drie werken samen: SPF en DKIM bewijzen dat een mail echt en onaangepast is, DMARC bepaalt de consequenties als dat niet zo is.

Zo stel je het in

1. Inventariseer al je verzendende diensten. Denk aan je reserveringssysteem, e-mailmarketingtool en je websiteformulieren. Elke dienst die namens jouw domein mailt, moet in je SPF-record staan.
2. Vraag bij elke dienst het SPF-include-adres en de DKIM-instructies op. Elk platform (Mailchimp, Klaviyo, Brevo, je reserveringssysteem) geeft eigen waarden die je moet toevoegen.
3. Zet één SPF-record als TXT-record op je domein bij je domeinprovider, met daarin alle toegestane verzenders. Je kunt maar één SPF-record per domein hebben, dus combineer alle diensten in die ene regel.
4. Voeg de DKIM-records toe die elke dienst je geeft, meestal als aparte TXT-records met een eigen “selector” in de naam.
5. Zet daarna een DMARC-record als TXT-record op _dmarc.jouwdomein.nl. Begin voorzichtig met een monitoring-beleid (p=none), zodat je eerst ziet wat er gebeurt voordat je strenger instelt.
6. Bouw daarna op naar een strikter DMARC-beleid (p=quarantine of p=reject) zodra je zeker weet dat alle legitieme verzenders correct zijn opgenomen.

Testen of het goed staat

Stuur een testmail naar jezelf en bekijk de originele berichtheader op “SPF: PASS” en “DKIM: PASS”, of gebruik een online tool die je records controleert. Wacht na het instellen wel even: DNS-wijzigingen zijn niet altijd direct actief, net als bij domeinnaam registreren of overzetten of het je domein koppelen aan je Sitebite-website.

Veelgestelde vragen

Moet ik dit ook instellen als ik maar af en toe mail via mijn website?
Ja. Ook een enkele automatische bevestigingsmail of melding vanuit een contactformulier profiteert van een correct ingestelde afzender: minder kans dat gasten je bericht missen omdat het in spam belandt.

Wat als ik meerdere diensten tegelijk gebruik, zoals e-mailmarketing én een reserveringssysteem?
Zet ze allemaal in hetzelfde SPF-record en voeg voor elke dienst een eigen DKIM-record toe. Zo blijven alle verzenders herkenbaar als vertrouwd, ook als je later een nieuwe tool toevoegt.

Kan een verkeerd ingesteld record mijn mail juist blokkeren?
Ja, daarom begin je met een DMARC-beleid op monitoring (p=none) voordat je overschakelt naar quarantine of reject. Zo zie je eerst of alles goed loopt zonder risico op geblokkeerde mail.

Bouw je momenteel aan je afzenderreputatie? Zorg dan dat ook je andere formulieren goed staan: voorkom bijvoorbeeld spam in je contactformulieren zodat je inbox schoon blijft naast een schone afzenderreputatie.

Wil je dat je mails altijd goed aankomen? Probeer Sitebite en regel je domein en afzender in één keer goed.