Een reserveringssysteem voor de horeca kiezen: waar let je op?
Een reserveringssysteem regelt het moment waarop een gast besluit om bij jou te komen eten. Kies je het verkeerde systeem, dan merk je dat elke avond: dubbele boekingen, no-shows, een widget die niet goed werkt op mobiel of een team dat met twee schermen tegelijk werkt. In dit artikel lees je waar je op let bij het kiezen van een reserveringssysteem voor je horecazaak, en hoe je het daarna op je eigen website zet.
Waar let je op bij een reserveringssysteem?
1. Hoe gasten boeken
Kijk eerst naar wat de gast ziet. Werkt het boekingsscherm prettig op een telefoon? Kan een gast in een paar tikken een tijd en aantal personen kiezen? Krijgt hij direct een bevestiging en een herinnering vooraf? De meeste reserveringen komen binnen via mobiel, vaak onderweg. Elke extra stap kost boekingen.
2. Hoe je capaciteit beheert
Een goed systeem laat je per dienst tijdslots, tafelduur en capaciteit instellen, en houdt rekening met sluitingsdagen en groepen. Hoe je dat inricht, lees je in je reserveringswidget goed instellen.
3. No-shows en aanbetalingen
Kan het systeem automatische herinneringen sturen, een aanbetaling vragen of een creditcard als garantie vastleggen? Voor drukke avonden en grotere groepen scheelt dat veel lege tafels. Meer daarover in no-shows verminderen.
4. Gastgegevens en marketing
Een reserveringssysteem bouwt ongemerkt je gastenbestand op: namen, e-mailadressen, voorkeuren en hoe vaak iemand terugkomt. Check of je die gegevens kunt gebruiken voor e-mailmarketing, en of het systeem netjes omgaat met toestemming onder de AVG.
5. Koppelingen met je andere systemen
Werk je met een kassasysteem, een tafelplan of een bestelmodule? Kijk of het reserveringssysteem daarmee samenwerkt, zodat je team niet in twee systemen hoeft te werken.
6. Reserveren via Google
Steeds meer gasten boeken rechtstreeks vanuit Google Zoeken of Maps. Vraag na of het systeem een koppeling met Google ondersteunt. Lees hoe dat werkt in reserveren via Google Zoeken en Maps.
7. Kosten en contract
Systemen rekenen op verschillende manieren: een vast bedrag per maand, kosten per reservering of per gast, of een combinatie. Vraag altijd een actuele offerte op en let op de opzegtermijn. Boekingen die via het platform van de aanbieder binnenkomen, kunnen anders geprijsd zijn dan boekingen via je eigen website.
Welke reserveringssystemen werken met Sitebite?
Sitebite koppelt met de reserveringssystemen die in de Nederlandse en Belgische horeca het meest gebruikt worden. Per systeem lees je hoe de koppeling werkt en wat je ervoor nodig hebt:
- Formitable
- Zenchef
- Resengo
- Guestplan
- GoTable
- Tebi, voor reserveren en bestellen in één
- FRANK
- SevenRooms
Heb je een hotel of camping? Dan werk je eerder met een booking engine zoals Mews. Lees daarover wat een hotel- of campingsite nodig heeft.
Stappenplan: kiezen en live zetten
- Schrijf op wat je nodig hebt: aantal tafels, diensten, groepen, aanbetalingen en koppelingen met je kassa.
- Vraag bij twee of drie systemen een demo en een actuele offerte aan.
- Test het boekingsscherm zelf op je telefoon, zoals een gast dat zou doen.
- Stel tijdslots, capaciteit en sluitingsdagen in voordat je live gaat.
- Zet het systeem op je eigen website, met een vaste reserveerknop in je navigatie.
- Koppel het aan je Google Bedrijfsprofiel, zodat gasten ook vanuit Google kunnen boeken.
Veelgestelde vragen
Wat is het beste reserveringssysteem voor de horeca?
Dat hangt af van je zaak. Een kleine zaak met twee diensten heeft andere wensen dan een groep met meerdere vestigingen en een eventafdeling. Leg de punten hierboven naast je eigen situatie en test minstens twee systemen.
Kan ik later overstappen naar een ander systeem?
Ja. Let bij overstappen op het meenemen van je gastgegevens en toekomstige reserveringen. Op je Sitebite-website vervang je daarna de koppeling, zonder dat je pagina’s opnieuw hoeft te bouwen.
Heb ik een reserveringssysteem nodig als ik weinig reserveringen krijg?
Ook dan helpt het. Gasten die ’s avonds of buiten openingstijden willen boeken, haken af als ze moeten bellen. Een online systeem vangt die boekingen op.
Heb je je reserveringssysteem gekozen? Probeer Sitebite gratis en zet het binnen een paar minuten op je eigen restaurantwebsite.
